近几年来，信息化已经从中小企业谋求发展的重要手段，转变为提升企业自身核心竞争力的方法。在中小企业信息化投资和实施中，降低流程成本、增强企业管理层对公司业务的控制力、提高业务处理效率是前三位的影响因素。
与大型企业相比，中小企业的员工规模在500人以下，预算低、业务发展快，投入快回报快。如何解决中小企业客户这种"又想马儿跑，又想马儿不吃草"的需求，首先应该先解决中小企业内部工作人员的协作，使得企业保持高效运转。企业内部协作流畅，工作效率高，才能再谈企业外部、企业与企业之间的沟通、协作。
协同软件可帮助中小企业有效解决协作问题，保证企业与外部的信息交互，通常是上下游众多企业实体之间的动态交流。同时，协同软件解决企业内部各部门间的日常信息交流问题。内部信息交流以信息沟通、知识管理为主，能实现企业内部员工间的资源共享。 因此，国内中小企业选择和实施合适的协同软件就显得极为关键。
市场上协同管理软件存在的三大问题
第一，其是面向业务操作层的，而不是从企业的管理层面来解决问题，面向业务的处理主要关注的是业务操作的效率，比如如何提高库房管理的效率等。随着企业逐渐发展壮大，管理者需要应对的情况变得越来越复杂，简单的"业务软件"已经无法满足企业的需求。
第二，是现在的协同管理软件是典型的信息孤岛，所有的业务系统不是整合在一起的。比如，很多企业都用财务软件，但是财务软件上了以后很多企业的老总想通过财务软件来控制企业的管理，但却并没有达到这样的目标。在某种程度上给消费者、用户带来了成本浪费。因为这种孤岛式软件不能快捷地帮助企业进行有效管理。即使是在财务软件普及的今天，有些企业老总也无法通过财务软件来控制企业，因为它是一个孤岛。哪些客户带来价值、哪些客户没有带来价值，一个员工投入多少、产出多少，这些东西根本无法知道。
第三，传统的协同管理软件仅仅面向业务处理，而实际的企业运作过程中，更多地需要面向管理问题，需要横跨各个业务组成部分，这也是传统管理软件存在的短板。很多中小型企业没在意识到了自己的问题后，往往比较盲目找不到适合自己的软件产品，一方面是他们缺少一种了解软件厂商以及软件产品的途径和能力，另一方面他们对自身的认识可能还不够明确。这就造成了潜在需求与产品供给之间的鸿沟，要缩短这样的鸿沟，规避中小企业对产品和自身的误区、准确判断，无论是需求方还是供给方都应该做出积极的努力。
Lotus让企业协作更顺畅
中小企业需要突破信息壁垒、扩展企业内部外部协作，实现商业模式和流程的创新。IBM Lotus良好的产品性能和丰富的软件解决方案，可以为中小企业提供业务流程环境中的各种协作，让500人以下的中小企业协作更顺畅。
"灵活的市场策略、快捷的业务处理过程"，是中小企业在激烈的市场竞争中夹缝中生存下来的两大法宝。中小企业内部应该轻松、快捷地与同事、客户、业务伙伴和供应商协作，以更快、更及时地做出决策。Lotus提供了高度安全的即时消息传递、网络会议和团队协作软件，这些软件可以单独使用，也可以集成到很多其他应用程序中，利用到场感知和即时消息传递功能可以查看在线人员，并且可以通过桌面或无线设备与之进行实时会话;利用网络会议功能可共享文档、应用程序或整个桌面;利用团队空间可集中和共享关于项目或特定计划的信息。
而且，通过使用Lotus到场感知、企业即时信息传递和网络会议功能，可以帮助中小企业增加响应能力和与专家的交流，快速联系或会谈、共享信息以及实时协作。分布式团队共享信息和演示文稿以及举行虚拟在线会议，可以减少差旅成本，并让他们接触到更多的客户、合作伙伴和供应商。
