1、应用背景

企业的日常业务与办公基本上都需要用到各类电子文档，企业由于自身业务包括研发、生产、销售、物流、财务等多个环节，因此产生的文件非常多，主要有各种Office文件、CAD绘图文件、图像文件（照片、造型图、扫描图等）、产品说明书、各种电子报表、成本核算、项目规划书等电子数据。随着公司信息化的发展，公司内部积累的文件越来越多，而且各地分公司、办事处比较分散，单纯依靠Windows文件共享服务器方式来管理公司文件很难解决文件管理的问题。

2、企业文件管理常见的问题

（1）文件管理非常分散，没有对文件进行集中管理

大多数企业的文件都存放在员工各自的电脑里面，各分公司、办事处的文件都是各自存放，没有对文件进行集中的管理，容易出现文件被误操作而删除了，或者电脑硬盘损坏，导致文件无法恢复。

（2）文档传递不方便，工作效率低下

采用文件共享服务器太混乱，结构、权限、安全等各方面都不满意，每天都通过Email或者MSN、QQ来传递文件，安全性差、混乱、影响效率；同时，由于某个文件只存放在某位员工的电脑中，如果他人不在，无法读写文件，影响公司的正常运作。

（3）文件安全问题

一般企业的核心文件只有限定的几个员工可以查看，如果存放在员工各自的电脑中，容易出现文件丢失、公司机密泄露等情况；同时，去年的生产安排或营销计划现在可能找不到了，找到的产品设计稿发现跟成品不一致。此外，员工离职后，怎样确保文件的安全，公司的机密文件不会流入到竞争对手那里。

（4）文档有效性问题

文件可能被同事查看时误修改再发给其它员工，机密的文档怎么防止员工调用查看后无法带走。

3、企业文件集中存储解决方案

针对企业文件管理的现状和存在的一些问题，慧扬科技提出一套完整的解决方案，拓扑图如下：

（1）文件集中存放、统一备份、统一访问、统一授权

在公司总部建立一台文件管理服务器，把公司所有的文件，包括各地分公司、办事处的重要的公司文件，都统一通过网络传输到公司总部的文件管理服务器，在总部对文件进行集中存放、统一备份、统一访问、统一授权，使得各个环节的相关人员都可以高效的进行文档传输、共享，提升对各类文档需求的响应速度。同时公司领导可以在全公司范围内或出差在外地通过网页的形式随时查询重要信息文件。

u  该文件管理系统是基于WEB架构，可以把分散的公司总部的各员工电脑、各分公司、各办事处的文件通过局域网（LAN）或广域网(WAN)上传到总部的文件管理系统。

u  在系统中可以灵活设置读写权限，让员工只能访问到自己有权限的文件，防止文件泄密。

u  文件管理系统集成文件备份功能，可以实现对各种关键数据的备份。

（2）WiStor磁盘阵列为系统提供一个安全、高可靠性、高性能、大容量的数据存储环境

使用慧扬Wistor磁盘阵列为文件服务器提供大容量的数据存储空间和文件备份空间，当服务器出现软硬件故障、病毒入侵等意外情况导致的数据丢失，存储系统能够快速恢复数据，把对公司运作的影响降到最低；同时有效的提高数据存储的安全性和提高服务器的读写性能。

u  WiStor磁盘阵列通过由多个硬盘组成RAID这种数据保护机制，可以允许一个RAID中最多两块硬盘同一时间损坏，不但用可以通过冗余校验的方式重建丢失的数据，而且系统还可以正常的往磁盘阵列里面读写数据，不影响业务系统的正常运行。

u  WiStor磁盘阵列采用多部件冗余架构，双电源、双控制器、多主机通道、BBU电池保护等，最大程度避免单点故障，保证系统运行的高可靠性。

u  WiStor磁盘阵列通过多个硬盘组成RAID这种方式，比单个硬盘的性能提高数倍，同时，通过4G或8G的光纤链路来传输数据，传输带宽大，IOPS显著提高。

u  WiStor磁盘阵列单台设备可以支持十几个硬盘，而且通过灵活的扩展方式，可以最大扩展到上百T的存储空间，满足文件服务器长期的文件存储和文件归档的需求。

（3）标准的文件分类管理、属性管理、版本管理、关联管理、附件管理。

文件不再是一个信息孤岛，需要使用时可以很方便的了解到某产品设计文件哪些人改过，调用哪些零件；文档工作流与消息订阅、文件推荐、搜索等多种文件查找与应用方式，能够第一时间快速了解与访问同事的最新成果。同时，文件管理系统支持多种不同文档的在线预览与打印（如 Office,AutoCAD等），随时查看需要的文件无须本地软件支持，对于特殊的格式可以通过上传附件的方式实现同等功能。

（4）为了解决企业在综合文件管理方面所遇到的各类问题，文件管理系统具备以下功能：

u  文件集中存放并统一备份、统一访问。

u  支持文件常规操作功能：文件上传、下载、打开、修改等。

u  支持文件多版本管理。

u  支持文件/文件夹的权限管理 ，并可以进行特殊的高级权限设置。

u  支持搜索（属性搜索、全文检索、图片OCR）、推荐、订阅、收藏等多种方式查找文件。

u  支持操作日志记录功能，配合文件历史可以有效追溯文件操作历史。

u  支持文件自定义多分类及分类属性设置，满足各种环境下的文档快速访问。

u  通过文件编号、文件状态，确保文档有效性。

u  支持文件关联及关联文件更新提醒。

u  支持与AD或其他信息系统进行登陆集成。

4、实施效果

搭建文件系统服务器，公司文件集中式存储，实现数据共享，能够有效提高办公效率和管理公司文件；同时能够对公司的关键数据进行备份，最大程度保护公司文件的安全。

使用Wistor磁盘阵列对公司所有文件提供安全的存储和备份空间；提高数据的读写性能和公司文件的安全性，避免文件丢失。

未经允许不得转载：DOIT » 慧扬科技企业文件集中存储解决方案