电子发现：提前做好各项准备工作很重要

在公司还没有吃官司之前，提前实现电子发现流程的自动化运作很重要。
 
盲人摸象的故事大家都耳熟能详，电子发现其实就好比是大象，全面认识它很重要。在认识它之前，你必须做好心理准备，因为与电子发现相关的数据量可能非常巨大，而新的要求可能会比较严格。
 
市场研究公司Taneja Group编写的这份报告旨在帮助律师、存储管理员和IT经理更好地了解诉讼电子发现的情况。它将电子发现流程划分为五个主要的类别，包括分类、收集、保存、检查和生成。 文章然后谈到了各元素之间的流程对整个电子发现的贡献以及电子发现平台和工具可以给用户们带来些什么好处。
 
什么是诉讼电子发现？
 
大部分尝试电子发现的用户都与盲人摸象故事里的盲人一样，他们都以为电子发现只是他们已经了解的那一小部分内容。例如，律师认为电子发现完全就是检查的过程，他根本不知道电子发现实际上跨越了整个诉讼过程。 而律师的专职助手则认为电子发现就等同于电子邮件搜索，他不知道电子发现应用范围覆盖了文件、数据库、内容管理系统等等。IT专业人士也许会将电子发现归入法律工具，而不知道它会如何影响存储基础架构。 这些有限而肤浅的认识注定了用户会买到不合适的电子发现应用软件或只能满足一部分电子发现需求的产品。
 
Taneja Group是这样定义电子发现的：“电子发现是分类、收集、保留、检查和生成电子数据以满足某种发现需求的过程。”
 
这个过程以前完全是手动完成的，但是随着数据量的增加以及联邦民事诉讼法的规定，这个过程已经不可能再通过手工完成。律师和IT专业人士可以通过手动操作与电子发现软件工具的结合使用来尽量提高电子发现的自动化程度。 诉讼发现过程的巨变对于许多企业来讲是一个难题。再也无法回到过去那种信息资源有限、战略发现延迟以及通过人海战术来解决问题的日子了，再也不可能通过一个实例来代表TB级数的数字信息了。
 
一个简单的电子发现可能包含着无数的文件，而通过人力来检查那些数量的信息也是不可能的，更不消说整个过程背后的高昂成本了。使用电子发现技术来解决人力无法做到的任务绝对是必要的。
 
美国律师协会估计，在民事诉讼之中，有90％的电子发现目标是电子信息。数字资料到处都是，数据库，电子邮件、文字处理文件、电子表格、展示、日历文件、音频文件、网站等等，各类资料种类繁多而且数量还在增长。
 
搜索、检查和生成一年的文件足以令代表企业和律师事务所的律师们抓狂。在诉讼过程中，检查这些电子信息的成本可能高达每小时数千美元。
 
反应的问题
 
在传统诉讼中，反应性解决方案通常能创造奇迹。这些案子大都是通过战略延迟以及在需要时采取必要行动来拖垮对方而胜诉。 (联邦法官David Baker将这种现象称为“有意不作为”。）
 
然而，联邦民事诉讼法和性急的法官们已经将这种行为纳入法庭判决之中。电子发现做得不到位或者耗时过长都会带来极高的成本，甚至令公司破产。 对于资深律师来说，电子发现问题并不局限于反应性和战略延迟的文化，而且还牵涉到与人力有关的真实成本、大规模搜索、收集、保护、检查和生成电子存储信息等内容。
 
这正是电子发现技术的用武之地。通过电子发现流程的自动化，律师们可以实现收集信息和诉讼过程的自动化，然后根据重复数据删除和预想的结果进行检查。 这样律师就可以将电子发现技术应用于大量电子存储信息的处理之中。在案子进行下去之前，处理这些电子存储信息这一点很重要。 企业必须采取这种电子发现措施，这样它才可以展示出一个带有索引的、可搜索的电子存储信息系统。
 
对于IT人士们来说，现在作出采购电子发现产品的决定比以前更重要了。律师们必须与IT人士合作，共同决定购买何种电子发现产品及一起使用它们。 甚至当外部顾问发现客户的电子发现基础架构很欠缺的时候，不妨考虑与电子发现平台厂商合作。
 
技术经理们还需评价电子发现平台是否适用于计算环境。电子发现可以分类和启动存储基础设施中的各种操作，但是还是存在架构上的差异。 IT还必须能够评估电子发现流程技术中的性能和可量测性。 由于目前尚无一个电子发现平台可以完成所有的任务，IT人士必须协助选购构成电子发现流程的组成部件。
 
实际上，IT人士在制定选购电子发现工具的决策时有两个机会令自己受益。短期的做法是与法律部门紧密协作，从而了解法律部门在诉讼案子中的真实需求，然后告诉他们哪些是可能实现的和最好的选择。 因此IT人士应该选购那种整合了各种工具的综合性电子发现平台，将企业内的所有数据资源都涵盖进去，为目前和以后的电子发现结果建立索引，发布诉讼问题，分析和展示结果以及生成各种形式的有关资料。
 
目前市场上的电子发现产品和组件都很多，有些是托管的，有些是内部处理的，还要的则是两者兼备的。比如，厂商们可以通过托管电子发现类产品将客户的资料保存在安全的地点，然后用保存的资料来进行电子发现。 购买托管电子发现服务后，企业们仍可以聘请法律顾问，同时将需要用到离线资源的电子发现任务交由托管服务供应商来完成。市面上的这类服务也有很多。 比如，Discovery Mining为Interwoven的客户提供托管电子发现服务。 CaseCentral专门为企业法律部门和律师事务所提供托管服务，Zantaz为Autonomy的托管客户提供Digital Safe服务等。
 
从长期角度来说，同一个电子发现平台除了转换诉讼流程之外，还可以转换合规性、内部管理、数据保密和数据管理等各种需求。对于IT业来说，这里蕴含着巨大的商机，电子发现工具不但可以用于诉讼，还可以应用于管理整个企业的数据。
 
电子发现对于如今的发现事实来说是不可缺少的，但是它也很复杂。建立一个贯穿整个过程的电子信息流是其中的关键。 在介绍这些流程节点的详细情况之前，让我们谈谈诉讼电子发现流程的本身情况。
 
电子发现流程很有发展前途，因为它的结构严谨，步骤明确，而且所有步骤都必须符合联邦民事诉讼法的规定。这个复杂的工作过去是通过人工完成的，当然也许会使用一些特殊的软件工具，比如用于法律检查或生成文件的工具。 由于联邦民事诉讼法的规定以及存储数据量的大幅增长，电子发现工作变得日益繁重，企业们需要使用电子发现平台和专用产品来完成这项复杂的工作。厂商们纷纷加强彼此的合作，希望进一步简化这项工作。
 
检验整个电子发现流程中的各项步骤也很重要。电子发现工具可以通过各种参数跟踪被发现的文件。 例如，相关的电子发现工具必须能够识别出发出搜索指令的用户，为数据库添加新索引项的用户以及下令生成文件的用户，它还必须能够跟踪各个用户的访问情况和权限。这些工作是无法通过手工完成的。
 
诉讼电子发现流程有多种划分方式，我们在本文中将电子发现流程分为5个基本的部分：1）预备、2）收集、3）保存、4）检查、5）生成。
 
下一次，我们将介绍电子发现的第一个步骤：预备。

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