DoSTOR存储在线–在EMC等的帮助下，西雅图金恩县地区法院（KCDC）雄心勃勃地努力迈向无纸化。
KCDC正在实施一个基于EMC产品的信息架构来更好地管理法院记录和法律文件，它正在将多年以来的纸质文档转换成数字格式并使它们能够从互联网上访问。
“我们的电子法院记录（ECR）系统能够大大节省经常访问法院记录的KCDC人员以及法律专家的时间”，金恩郡法院数据库管理员Andy Gilmer说，“成本节约了很多，这是因为流程中节省了很多时间和纸张”。
法院需求凸现
金恩县法院位于华盛顿州Puget Sound地区，服务于180万以上的人群。作为美国第十三大人口繁茂的县的法院，KCDC每年要处理23万件案件。这些案件涉及从违反交通规则到低于5万美元的民事案件的全部范围。
直到最近以前，如此大量的案件，以及每年大量的交通事故传票，都是通过纸张来处理和存储。要拿到这些记录需要跑到法院，或者通过电子邮件延迟一些时间才能得到。
“过去需要大量的空间来存储我们的记录”，Gilmer说，“许多时间都被花在寻找物理文件以及移动这些文件上面”。
解决方案
EMC全球服务事业部以及位于加拿大温哥华的Sierra Systems Group帮助KCDC整合其ECR系统。日本的富士通提供扫描仪，而EMC提供其余的部分：Centera服务器，Captiva InputAccel和Centera Replicator。这些组件能够和六个Windows 2003服务器一起协同工作。
文档被扫描到一个Windows 2003服务器，然后InputAccel软件自动增强这些图片，格式化这些图片，并为它们建立一个索引，然后将它们发送到一个Centera内容寻址存储（CAS）服务器进行归档。另一个Centera服务器则是位于70公里以外的地方，通过Centera Replicator来提供系统的完整镜像。KCDC在Centera上已经归档了超过170万份法院记录。
“每隔12小时，Centera服务器就会给我发送一份报告，显示上面有多少数据以及还有多少剩余空间”，Gilmer说，“现在，每个服务器的总容量是9539GB，每个服务器上的剩余可用空间是6038GB。”
ECR的一个重要方面就是每当一份原始文档进入归档，就被赋予一个数字指纹。如果之后这份文档被修改，那么就会得到另一个不同的指纹。这样，就可以确定每份法院记录的完整性并跟踪其历史记录。
迈向无纸化
就在上个世纪90年代末，人们就广泛预测纸张将无用，但是10年后，人们却消费了比以前更多的纸张。不过无纸化社会的目标仍然在坚持，而KCDC致力于消除尽可能多的纸张。例如，无论警察何时逮捕何人，他们都可以在笔记本上写上传票，然后传票就被电子传送到起诉人的办公室并进入系统。
“我们的一些警察机构现在利用他们的笔记本或在监狱问讯处将合理根据声明报告给预定机构，然后起诉人将这些声明给电子传送到EMC信息架构中”，Gilmer说，“我们已经将流程自动化，人们很少需要接触纸质文档，而这些文档本身从一开始就不是纸质的”。
他说该法院正在逐渐将无纸化推广到其他类型的传票。
Gilmer说：“我的下一个大项目就是将更多的传票接纳进我们的数字系统”。
当然，旧的法院文档还是需要扫描。Gilmer承认需要几年的时间来完成将纸质文件扫描进ECR的过程。好消息是文件保留政策意味着一些文档在即将被扫描前可能就可以销毁了。
“我们必须注意不同的文档保留规定期限”，Gilmer说，“Centera可以被设定成自动删除那些保留期限终止的特定文档，从而与政策以及相关规定保持一致”。
公共访问
归档项目的另一个方面就是让公众可以更方便地访问数据库。任何一个曾经跑到市区来寻找法院记录的人都知道这样很麻烦，要排队等待，穿过宽阔的大厅，并等待文员找到指定的文档。
现在公众只要连上互联网，就可以访问交通事故传票信息以及其他类型的法院记录。公共记录任何一部分都可以被浏览??大约70％的KCDC法院记录都在线。其他的30％可以通过得到授权的法院人员、检察官、法律助理和缓刑监督官来电子访问。
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