如果我们断然舍弃那些企业经营中不能利用而多余的系统，那么，即可将从中节省下的运维资金作为IT资金投入新的成长领域。实施系统“瘦身”项目，首先有必要制定系统的“Exit（出口）规则”，即根据系统的利用频度以及系统的贡献度等指标，制定企业内部的用户服务部门也可以接受的规则，由此，企业可有效利用有限的IT资金。
用户企业的系统部长和支持制定Exit（出口）规则的IT供应商的咨询师一致认为，目前是制定Exit（出口）规则的绝佳时机，理由之一是，由于服务器虚拟化和云计算服务的施行以及智能手机的有效利用等诸多因素，当前已成为重新调整业务系统的绝佳时机。
目录
日本通运将系统减半
“发现出口的三项规则”其规则之一，用户可以接受的规则
“发现出口的三项规则”其规则之二，找出无用的规则
“发现出口的三项规则”其规则之三，自己予以废除的规则
日本通运公司将系统减半
日本通运公司（NYK，Nippon Express，日本通运株式会社–日通公司是全球500强企业之一，综合实力在全球物流行业排名第五）宣布将花费数十年建设的大约2000种业务系统减半；积极推进国际化物流服务的日本通运公司，目前正在实施系统的首次“瘦身”项目。
日本通运的IT促进部部长野口雄志，在谈到此项目的意图时说，将没有能够有效利用的系统即“体脂肪”减掉后，从中节省的资源（人力和资金）再投在即将成为企业的“肌肉”的新系统建设中。通过缩小系统，公司的应变能力得到大幅度提升。
2012年3月，日本通运废除了营业日报和配送资料等大约400种的系统。公司计划在2013年3月之前，最终将减掉共700～800种系统。
情况发生变化，有用变为无用
启动“瘦身”项目后不久，看到部下提交的报告，野口部长大吃一惊，他没有想到没有运行的系统竟然达到2000多种，而他原来估计只有1200种。
即便如此，野口部长并不认为开发这些系统毫无意义。最初开发这些系统时，曾断定是必需的系统。由于企业处在成长期，所以公司积极开发了很多系统，并没有想要舍弃一些系统。
但是，现在情况发生了变化。企业的经营环境受雷曼兄弟事件和日元升值的影响急速改变，未来的情况越发难以预料。然而，企业的IT资金是有限的，为了加大对新成长领域的投资，就必须舍弃一些系统。因此，公司决定利用构建私有云的时机，启动系统的“瘦身”项目。
半年不用则 “出局”
不用的就扔掉这句话说起来容易，但一旦付诸实施就会产生很多问题，当野口部长要求公司内部用户部门，提交要废弃的系统表时，得到的回答无疑问是“都需要”。
野口部长说，制作系统时用户部门提出各种要求，但是，即使不要的系统，他们也不会主动提出要扔掉。无奈他只好要求系统部门提交废弃系统的提案，而这次得到的回答却是“废弃系统后，出现问题由谁负责？”等诸如此类的反应，因此，事情毫无进展。
后来，日本通运的系统部门提出，制定一个适用于全公司的废弃规则，以这个规则为依据，提交要废弃的系统清单，这个规则就是“半年不用就废弃”。
分析系统访问日志结果，发现在大约2000种系统中，有约400种符合上述规则，而其中有很多是早已不用的业务系统。这些都是与过去的客户有关的数据，虽然现在与这些客户没有业务联系，但其系统还原封不动地保留着。
因此，野口部长对使用系统部门说，如果继续保留不用的系统，则会花费成本，而这些多花费的成本将增加你们的经费。
最后，通过上述两种办法，即公开废弃规则并公布系统未被采用的相关数据，最终用户部门同意废弃400种系统。
日本通运计划在2013年3月，再废弃700～800种系统。目前，正在制定废弃系统的规则。野口指出，虽然这是一项非常艰难的工作，但要依据系统的利用状况和所需成本以及将来性等因素进行取舍选择。
重新调整多余的运行服务
日本通运的“瘦身”项目不仅仅是废弃系统，同时，公司还废除多余的运行服务。野口部长解释，以往所有的系统都是采取24小时365天不间断的运行体制，但实际上有些系统并不需要这种体制。
公司制定了废除运行服务的规则，即采取将系统分为三个等级的方式。比如，将与客户服务直接有关的系统，即订货和配送系统归入A级，会计等系统即为B级，而资源材料管理等利用率低的业务系统则归入C级。
他们确定了三等级系统的运转率和解除故障所需时间。虽然，不管是哪个等级，以往的运行服务的质量是相同的，但根据其等级，日本运通废除了一些多余的运行服务。
今后，日本运通计划将废除系统的规则，也运用在系统开发上。野口强调，由于云计算服务的普及，业务系统的开发越发容易，但是，不能因为容易开发而轻易放弃一些系统。为了避免数年后再实施系统“瘦身”，因此，需要在系统开发阶段就慎重选择系统。
将“出口（Exit）规则”运用于IT战略
在这里，我们将舍弃那些企业经营中不能利用的系统和废除多余的运行服务的规则称做“出口（Exit）规则”。
“出口规则”这句话本来是商社和金融交易的用语，是判断退出某种业务，或是确定交易与否的标准。一旦设定出口规则，就能够及时退出亏损的业务或交易。将出口规则应用于系统，则可以容易判断无用的系统。
但是，目前这一规则的影响力是有限的。根据日本信息系统用户协会（JUAS），调查上市企业的报告“企业IT动向调查2012”，实施系统的出口规则即有 “废除标准”的用户企业只占6.7％。即使是营收超过1兆日元的大型企业也不过为13.6％。而大约78.9％的企业甚至没有考虑制定废弃标准。
实际上，很多企业都是积极构建系统，但是很多系统并没有利用起来，导致宝贵的IT费用耗费在无用的系统运维上。
当下是绝佳时机
但是，目前企业的经营环境，迫切需要企业加快整备出口规则的步伐。日益严峻的经济环境，已不允许企业所谓舍不得废弃这种借口继续起作用。
用户企业的系统部长和支持制定Exit（出口）规则的IT供应商的咨询师一致认为，目前是制定Exit（出口）规则的绝佳时机，理由之一便是，由于服务器虚拟化和云计算服务的实施以及智能手机的有效利用等诸多因素，当前是重新调整业务系统的绝佳时机。ABeam Consulting公司ITM部部长原市郎指出，把握开发系统的时机不仅仅是降低成本的对策，也是企业决定投资新领域的对策，而且，此时也容易获得用户部门的支持。
同时，对于积极推进国际化的企业而言，当下也是实施出口规则的时机。日本IBM的石田英理认为，如果没有明确的规则，那么，在国外就无法进行商务交涉。制定国际系统的标准，相关规则必不可少。
制定三项规则 ，废弃系统
那么，如何实施出口规则？从下面用户企业的实例中，可发现废弃系统的三个规则即：
用户部门可以接受的废除系统的规则；
发现无用的系统的规则；
系统部门自身主动放弃的规则。
其中，最为理想的是自动废弃系统的“用户可以接受的规则”。比如，前面提到的日本通运采取的规则“废弃半年以上没有使用的系统”，通过制定这种能够说服使用部门的规则，达到自动废弃系统的目的。其他的企业，比如世界最大的航运企业之一的日本邮船(Nippon Yusen），其废弃系统的规则是“一年内使用次数少于5次”，而日本最大的百货店大丸松坂屋百货店（Daimaru Matsuzakaya）的规则是“废弃一年以上不用的系统”。
当然，第一种规则实施起来非常困难，因此，有些企业采用的是第二种规则即“发现无用的规则”，这是由用户部门找出应当废弃的系统的方法。比如日本冷食品 NICHIREI（ NICHIREI CORPORATION）采取的方法是，通过将系统的使用费用明确告知使用部门，来确定废弃或是继续使用。
第三个规则是由系统部门自己决定是否废弃的规则，这是系统的合并或废止及共同化等无需用户部门参与也可以实施的规则，就可以由系统部门本身做出判断废止无用的系统。
“发现出口的三项规则”其规则之一 ，用户可以接受的规则
最为理想的“出口（Exit）规则”是，根据预先制定的标准，自动废弃系统或终止服务的方式。由于，只需根据规则废弃不用的系统，由此，避免了在废弃系统时，使用部门和系统部门因意见不一而产生争执。
以往废弃系统的理由多半是诸如：折旧到期；维护服务终了等外在的因素。而制定此规则的重点则是，站在使用部门的角度制定规则，即根据系统的存在价值和活用状况等因素制定规则。正因为有了这些明确的理由，使用部门也能够接受规则。
投资专家认为，“出口规则”和确定系统投资两者是表里一致的关系。也就是说，正因为有经济效益才决定投资，反过来说，由于不能满足这一标准，就可以废弃系统。但是，这一点还没有规则化。
如同决策投资，考虑“出口规则”，也同样适用于制定规则前开发的系统，即依据“确实不再使用系统”和“现在的经营方针与当时不同，已经没有经济效益”等理由制定相关标准，由此，才能促使用户接受规则，废弃无用的系统。
那么，用户企业制定出口规则的标准是什么，同时，又是如何废弃系统的呢？下面将介绍大丸松坂屋百货店、日本邮船以及cross marketing的情况。
一年以上没有使用则停止再开发–大大丸松坂屋百货店
大丸松坂屋百货店根据系统的利用情况制定出口规则。2012年9月，公司重新更新了基础类系统，即将富士通制造的主机（mainframe）更换为开源系统，而App则从COBOL更换为Java。公司利用这个时机，根据规则废弃了不必要的功能。
2007年，日本第四大百货公司大丸百货（Daimaru）与第八大的松坂屋百货公司（Matsuzakaya）合并为大丸松坂屋百货店。合并后，松坂屋废弃基础类系统，与大丸合流。
首先，公司开始着手系统的整合，整理必要与否的功能。当盘点更新的基础类系统App时，发现其种类多达500种。系统企划部吉本部长说：但是，其中多数是尚不清楚是否在使用的系统。因此，制定了“超过1年没有利用的App就废弃（停止再开发）的规则”。
而依据访问日志制作了废弃清单 ，发现有大约一成的应用（约50种），符合废弃规则。用户部门看到未被利用的数据后，同意废弃这些App。
包括旧大丸时代在内，很多时候需要根据有商务交易的公司和公司内部使用部门的要求，实施系统再开发。但是，结束交易关系后，很多废弃系统并没有废弃而是保留着。
实施系统开发的出口规则后节省下的费用，公司投资在强化BCP（事业继续计划）上。目前，公司在关西的数据中心运行系统，并计划在2013年度内，租用关东地区的数据中心，届时，将能够在东西两处运行系统。
年利用次数少于5次的废弃–日本邮船
日本邮船计划采用和大丸松坂屋相同的方法制定出口规则。公司从2012年4月开始，针对全公司员工利用的群件（groupware）Lotus Notes/Domino内的数据库和Notes App，着手开始必要与否的取舍选择。
日本邮船的出口规则是 “一年内使用次数少于5次就废弃”。根据访问日志制定废弃清单，在用户部门确认后，计划在2013年3月内确定废弃清单。
目前，日本郵船在Notes上，运行着超过1000数据库和Notes App。其中多是根据部门的要求个别制作的系统。但是，很多都是尚不清楚是否在使用的系统，由此，给服务器和存储器的资源造成很大的压力。
同时，信息企划部的上远野护解释，从集群开始，而不是从系统规模更大的基础类系统，着手制定出口规则，是因为出口规则是全公司共同的规则，并且，也 是为了让公司的员工了解，出口规则是有效利用IT资源的手段。而业务类系统，在很大程度上视各业务部门的具体状况而定。而且，做出决策需要花费时间，因此 其效果也就不能马上显现出来。
只保留与本行业有关的系统-cross marketing
网络调查公司cross marketing制定的规则是“公司只开发和运行直接与收益相关联的本行业系统”。2012年1月，公司将数据中心从东京都迁移到北海道见泽市时，就已进行了系统持有与否的取舍选择。
系统由企业内部制作，是cross marketing公司的基本方针。这是因为，这种方式能够根据商务环境的变化灵活且迅速地改变系统。公司的信息系统部川崎恒平部长说：但是，这种方式也 有其弱点，即具有相似功能的系统运行在不同的部门，以及出现很多不知是谁制作的系统等问题。由此，系统的肥大化造成IT投资资金日益紧张。本来开发占七成 运行占三成的IT投资，如今，这一比例最终颠倒过来了，亦即开发占三成，运行占七成。
最后，公司决定利用转移数据中心的机会，制定了出口规则。具体就是，直接和收益相连的系统继续由公司自行运行，而电子邮件和集群等则利用云计算服务。由此，公司废弃了公司内部wiki等不知其制作者的系统。
“发现出口的三项规则”其规则之二， 发现无用的规则
制定系统出口规则的大前提，是用户部门接受规则。但是，通常用户部门对系统的成本意识非常低，他们认为持有系统是理所当然的事情，而这一概念已经根深蒂固。因此，由使用部门制定自动废弃无存在价值的系统，以创造新投资的规则非常难。
日本惠普公司资深顾问宮原猛指出，2008年发生雷曼冲击(Lehman Shock)即雷曼兄弟破产事件后，用户部门和系统部门曾经共同努力减少浪费的系统投资，但是，目前很多日本企业已经失去那时的积极性。
基于这种状况，首先，应当从用户部门开始，制定避免无价值的系统投资规则。比如，通过公开有关系统费用的内容，促使用户部门参与降低经费的工作去发现无用的系统。
Sigmaxyz的总裁沟江幸助认为，根据商务的重要程度，由用户部门自己决定系统的优先顺序，那么，用户部门会接受出口规则。而发现招致浪费的系 统规则不仅仅适用于系统且同样适用于运用服务。因为，通过重新调整运行质量，废除不必要的服务，从中节省下的费用就可以成为投资新领域的资金。
下面，将介绍日本冷冻食品（NICHIREI ）是如何通过制定发现无用的系统规则，来成功地改变了用户部门的成本意识的。
制定企业预算时进行取舍选择
日本冷冻食品集团也通过公开与系统相关的费用，促使用户部门发现废弃系统。而目前这一做法不仅仅是公司总部的用户部门，正在逐步扩展到集团企业。
11月，公司制定预算时，日本冷冻食品集团会要求用户部门提交会计和销售管理等大约50种系统的使用费用。根据这些数据，用户部门决定是否需要继续使用这些系统。
经营企划部部长广田一寿说：一旦用户部门看到系统的费用后，会认真地去研究，甚至他们会主动建议（虽然并不愿废弃）应当更换为更为廉价的系统。
2011年11月，部分集团企业废弃集群（Groupware），决定利用云计算服务。2012年1月，三家集团企业停止使用日本IBM的Lotus Notes/Domino，开始启用谷歌的Google Apps，由此，年运行费用减少大约四成。今后，将根据三家公司的利用情况，把这一措施推广到其他集团企业。
2003年，日本冷冻食品和日立制作所共同成立IT企业日立F&L时，日本冷冻食品将系统部门转到日立F&L。广田部长认为，公司 的发现无用规则之所以成功的一个因素是，这个规则是由其他企业制定的，因为，毕竟公司内部的系统部门本身是很难制定出这种规则的。
“发现出口的三项规则”，其规则之三，自己予以废除的规则
原索尼公司的CIO现日本gartner的 总经理长谷岛真指出，仅系统部门也能够废除无用的系统。当然，最为理想的是用户部门也参与，但是，仅仅在系统部门内部实施废除规则，成本也能够减少四成，从而创造出新投资所需要的资金。
由系统部门“自己决定废弃的规则”之一是，系统的合并与废止以及共同化等无需用户部门参与也能够实施的规则。而且，只能由系统部门为主体实施系统的 合并与废止及共同化。这是因为，即使公司内部有很多功能重复的系统，但是在用户部门看来，这些功能重复的系统也是业务上必需而不能予以废弃。
日本化学厂商Zeon 公司为了统一系统部门内部的成本意识，采用“分析ABC”方法，以确定需废除的系统。
采用“分析ABC”方法，以确定需废除的系统–日本Zeon
日本化学厂商Zeon 公司制定了废除系统和降低系统的经费项目的相关规则。公司为了降低租赁费用和电费以及系统部门的人工费和订货费等与系统相关的经费，制定了相关规则，废弃了无用的系统，有效提高了系统投资效率。
使用分析经费项目ABC法，来判断是否适用于废除规则。这种方法是依据金额的多少和上升率高低等，排列经费项目顺序，并分析研究前十位项目是否可以降低费用。由此，通过明确系统的构成和经费，促使部门内部统一认识。
公司信息系统部部长内山健二说：以往都是由系统部员工分别在自己负责的领域，发现无用的系统实施对策。而目前，采用的方式则是制定系统部统一的规则，并确定年度重点项目，取得了明显的效果。
目前，公司正致力于降低服务器的租赁费用。经过研究对策，采用将服务器虚拟化方案以减少服务器数量。由此，5年的IT成本共降低4亿日元。今后，这笔资金将成为新的IT投资资金，投资在公司进入泰国和越南等亚洲市场。
