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【寻找中国最具智慧行业案例】系列报道之五:SAP Concur:艾比森全球化业务顺利推进的得力助手

深圳市艾比森光电股份有限公司2001年成立于深圳,是全球领先的至真LED显示应用与服务(LED户内、户外显示屏,楼宇显示广告大屏、街道屏、交通屏等)提供商,现有覆盖全球的15家海内外分子公司及相关机构,有3万多个应用案例。来自海关的数据显示,艾比森显示屏的产品出口从2009年2018年连续十年来处于行业第一。公司于2014年在深交所上市(证券代码:300389)。

支持公司业务达到如此规模,离不开一套领先的信息系统和科学的管理。

差旅流程审批及费用管理:效率提升至少30%

作为一家拥有15个海外分子机构的跨国公司,海外业务在艾比森收入来源中占据大部分份额。

由于公司在海外有很多员工且多为当地人,国内顶级的OA及费用管理系统,即使编译英文版本,外籍员工很难适应国内的风格,很多日常审批流程,包括费用审批流程很难在当地推动,从而无法有效管控他们的行为,影响了业务的开展。

一个全球化的系统迫在眉睫。

在与SAP合作的过程中,主管艾比森IT业务的副总裁丁崇彬了解到,SAP全资子公司SAP Concur是一个拥有20多年发展历史的成熟稳定的云架构系统、市场领先级的全球化的差旅和费用管理解决方案,较好地支持了合规管理、特别是在满足GDPR法规方面,可应对各个国家、不同的员工和不同的服务团队。

艾比森副总裁丁崇彬

2018年下半年,艾比森开始部署SAP Concur。

谈到上线后的效果,丁崇彬表示,项目实施还不到半年时间,对业务端的收益短期内是无法全面评估,但仍有业务部门反映流程效率提升了至少30%;而且成效已经在以下方面有所体现:

(1)规范出海业务费用管理

作为差旅费用云平台,SAP Concur能够针对不同国家和地区的差异化需求,建立符合各个海外市场的税务政策和相关费用法规的要求,帮助企业遵守欧盟”通用数据保护条例”(GDPR)等外部法规要求,并支持多语言使用,实现标准化的集中管理。

另外,SAP Concur拥有覆盖全球的商旅生态圈,将差旅出行和国际退税相关的第三方资源高度集中,有效节省开支,可以提供相关差旅费控报告,帮助企业掌控在各个国家/地区的开支状况。

(2)增强财务分析能力

基于强大的云平台,SAP Concur加强了海外费用支出的可视度,管理者可以更加清楚地了解每笔花费项目的类型与源头,从而规范和把控每一笔员工的海外支出,真正有效地管理预算,实现成本节约和风险控制,为企业提供多维度、可视化、颗粒度细的的财务分析报告。

比如,在对公支付接口做成之后,系统对完善各种票据的管理发挥了巨大的价值,比如验证发票真假、发票数量及金额的准确度、发票是否合规等等,很多这类的工作量由系统自动把关,极大地减轻了财务人员的劳动强度。

SAP Concur还跟集团各个领域都可以联系起来,支撑产品部门、研发部门等众多领域的业务,还可以对一段时间内获取的数据进行分析,判断公司战略布局、产品研发投入是否符合公司的战略方向,帮助公司高层更做出更好的判断。

例如,SAP Concur解决方案与携程、滴滴出行很方便地实现集成,使得企业的差旅费用管理的效率得到了很大提升,受到业务部门的普遍欢迎。

又如,公司全国各地设有多个办事处,但是这些办事处的设置是否合理,对集团业务支持是否高效,通过对客户数据、差旅费用等支出数据最终是能够分析出来结果的的分析,能够为最终的业务决策提供数据方面的支持。

(3)预算可控且费用合规

从差旅前的预审批到对账、报告和分析,SAP Concur解决方案能够提供清晰的多纬度数据分析,成本预算、执行、行为监控都一目了然,改善了原先在费用流程上大量的手工操作,增强了财务人员的管控能力,财务人员可以有更多的时间从事成本分析、业务前端支持等方面更多更有价值的工作。

一个明显的指标是,公司综合的周转率(应收、应付和存货)在去年年底是91天,而友商同期则是200多天,这直接反应制造企业健康程度。

值得一提的是,SAP Concur在费用预算把控方面成效很大。应用过程中,触碰到了某些业务部门特别是销售端存在的灰色地带,这些部门一度呈现出一些抵触情绪,但是系统是不留情面的。

可以说,SAP Concur助力艾比森实现财务数字化转型,革新费用管理方式,使员工和财务部门均能充分享受云服务的便捷性和高效率。

这也是部署费控系统时,艾比森相中SAP Concur的几个主要因素。

丁崇彬表示,他当时的首选考虑是一家全球化的系统,至于功能等方面倒是其次。但实际上,SAP Concur的功能也让艾比森业务上了新的台阶。

布局全球化,理念和数字化先行

在布局全球化的过程中,艾比森遇到的挑战远不止这些,还有诸如巴西的税务管理问题、欧洲数据的安全问题,以及落地墨西哥时需要提供当地员工股份的问题。

虽然这些因素与SAP Concur的关系并不是很大,但SAP Concur这种合规性强的平台,用在监管比较严格的区域,可以帮助公司降低沟通和管理的成本。

艾比森成立初期的管理相对是比较粗犷的,在票据方面都是实报实销,没有费用预算的概念,也没有端到端闭环的过程,导致海外子公司外籍人员费用高居不下;外籍人员的薪资核算和国内人员管理方式上的不同的体系,也是各种系统建设过程中需要解决的问题。

SAP Concur加强了海外费用支出的可视度,管理者可以更加清楚地了解每笔花费项目的类型与源头,从而规范和把控每一笔员工的海外支出,真正有效地管理预算,实现成本节约和风险控制。

目前越来越多的国内公司都在出海,借助一带一路思路进入亚太和欧洲市场。丁崇彬建议,企业尽可能去选择有专业解决方案、有多年成功实践经验的IT解决方案和供应商,而不是自己琢磨开发什么样适应自己的系统,坚持”让专业的人做专业的事”;另外,要寻求能够覆盖到全球的解决方案。

在选泽择费用管理系统的时候,国内有很多类似的系统,但艾比森发现它们都很难去支持公司全球化业务发展,比如在拉美开展业务,国内公司的系统基本上无法胜任。

同很多信息系统一样,在推动SAP Concur的应用过程中,首先遇到的是产品标准功能的问题,一个新产品,跟原有产品在操作习惯方面肯定存在不同,丁崇彬要求先严格遵循标准实施,一段时间之后再结合员工和企业的个性化需求,考虑是否进行合理的完善。通常情况下,仅需半年,90%的反对意见就消失无踪。另外,外籍员工也存在一些习惯上的问题,但相比国内的OA系统而言,他们的适应速度快很多,而且认知度也大大提高。

全面部部署数字化管理系统,走向数字化时代

在艾比森实施的诸多子项目中,流程审批及费用管理只是其中的一大亮点。

从2010年开始,丁崇彬就参加到艾比森信息化的建设中来。到2015年,艾比森实施完毕SAP ERP项目,落地了智能制造(MM)、设备管理(EM)、仓储管理(WM)等模块,完善了供应商管理(SRM)、客户关系管理(CRM)、人力资源管理(HR)、售后服务管理(FSM)等系统,组建了以ERP为核心,覆盖全面预算管理(OBM)、费控管理(COE)在内的多款信息系统,开启数字化变革与创新之旅。

十年时间里,艾比森从单纯的ERP应用到如今丰富的信息化项目。

丁崇彬强调,这些项目的成功推进,一是要自上而下,作为IT人员,要反复跟管理层沟通,谈架构谈模块谈需求,展未来,同时引进外部专家的先进思路,二是在推进过程中严格坚持项目管理的思路,由业务部门做主导,IT只负责需求实现和引入必要的工具,此举非常好的保证了项目的真正落地,从2012年开始沿用至今。

“目前艾比森正在对所有模块系统集成,并将其作为当前的工作重点。”丁崇彬告诉记者:”数字化建设,只有在所有分散的业务系统形成互联互通的完整生态系统,才能发挥它的最大价值。”

丁崇彬表示,艾比森数字化建设原始的出发点就是支撑公司的发展战略。一家公司,在野蛮生长发展初期阶段,无需考虑费用管理一类的信息系统,而是如何做好客户和项目,在发展到一定的规模,就要让公司成为一家健康发展的企业,无论是内部运营、应收应付还是周转天数等等,都要保持健康状态,这一切都离不开精细化管理,相应地,系统化的信息化建设资源投入也要加强。

数字化建设只有开始,没有结束。

丁崇彬作为公司管理层IT负责人,将带领艾比森长期奋战在转型和升级的道路上。

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