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本文作者Christine Taylor是Taneja Group的一位分析师,她在IT和通信业拥有超过10年的经验。她曾写过大量关于技术在电子发现、合规和治理以及信息管理中作用的文章。
电子发现的识别/收集过程目前还没有一个确凿的流程。随着企业数据搜索的数据量大量增长，而且并没有多少时间来进行查询，因此识别和收集是非常具有挑战性的。最终成功进行电子发现取决于这些阶段是否做得很好。数据收集必须是相关的，完整的，和及时的，否则整个过程就会非常脆弱。
原因之一在于，这个阶段是如此具有挑战性，很难来搜索大量的企业备份和存档文件。归档位于数百至数千块的存储介质上，地理上存在于不同的地方，并以多个备份厂商的专有格式呈现。这是一项艰巨的挑战。
然而，太多的公司没有使用可用的工具来进行电子发现和档案管理。这可能是由于若干因素，如预算的压力，项目资金的困境，或缺乏法律和IT部门之间的有效沟通。（有时以上情况皆是）但是，企业需要解决这些问题，因为电子发现必须能够迅速而准确地搜索许多不同的备份和存档位置。
支持电子发现的工具应该能够编目档案的位置，目录，文件名和元数据，应提供整个目录的快速搜索，并应支持数据的保留日程。前两项的受益会是相当明显的。集中编目使业务流程，比如像电子发现能够快速搜索企业档案的位置。第三项，数据的保留也许效果没有这么明显。公司应该经常保持数据。原因之一是担心错误的删除错误。另一种是手动管理数据保存时间。有了合适的工具，其可以追踪个别数据的保存期限和失效时间。一方面这保证公司档案库不会充满了无用的数据，另一方面可以确保它符合保留期和政策。
B&L Associates的存档数据管理（ADM）是这种产品的一个例子。ADM能够集中视点，搜索和管理整个企业基于磁带的数据。这对于大规模的业务流程具有重要影响，比如像电子发现，其取决于快速，准确的大量存档数据搜索。
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