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青岛市市北区用钉钉推进智慧化移动办公

10月25至26日,在阿里巴巴钉钉举办的“城市之光”青岛站活动中,青岛市市北区的城市治理实践惊艳全场。市北区在城市治理理念和实践上的创新与探索,展现出了当地在建立数字政府、推动城市治理方面的领先水平。

市北区是青岛市主城中心区,总面积65.4平方公里,常住人口108万,人口密度超过1.65万人/平方公里。这里既有典型的老城区,也有新建的商务区、居民小区,还有城乡结合部。作为青岛传统老城区和老工业区,近年来老企业加速外迁,城市基础设施和公共服务配套承载力“赤字”较大。政府部门间客观存在着职能交叉、职责不清、信息不畅等问题。如何破解老城区城市治理难题,实现产业结构、环境面貌、民生品质的全面升级,成为市北区面临的紧迫课题。

在建设城市治理网格化工作体系,打造“城市生长力”平台,用大数据思维创新提升城市治理水平的实践当中,移动办公平台建设是重要的一环。

统一平台,保障安全、兼容和稳定

市北区之前曾开发过一些手机APP,用于内部管理和对公众服务。在建设和应用过程中发现,自行开发的移动APP很难保证安全性和稳定性,不同品牌手机、不同安卓系统版本带来的兼容性问题也很难解决。软件需要不断迭代升级来处理这些问题。管理和运维人员投入大量的时间和精力也无济于事。由于各部门自行建设,太多的功能被强行塞到某款APP中,使得系统的开放性和互通性越来越差,离“互联互通”的目标越来越远。不同APP出现了越来越多的近似功能,实际上形成了重复建设。

为解决这些问题,经过深入调研,市北区确定使用阿里钉钉作为移动办公统一入口,搭建起基于大数据的智慧移动办公平台。

青岛市市北区电政办主任李佐民在活动现场

“不同的技术路线决定了不同的实现路径,不同的公司做同样功能的APP,实现的方法各有不同,存在的问题和风险也各有不同”。市北区电政办主任李佐民表示,钉钉提供了通用的开发框架,以阿里云为支撑,技术体系先进,性能上有保障,统一升级更新,自带即时消息、通讯录、钉盘、钉邮等功能模块和很多原生应用,熟练掌握后开发工作量较小,具有统一、优质的用户体验。由于企业开发实力强,用户众多,能够较好地解决稳定性、兼容性、安全性和性能的问题,大大降低了建设和运维成本。

发挥引领作用,转换新旧动能

开发一款成功的应用,除了技术过硬,还必须对业务有深刻的理解。

如果根据各自擅长的业务领域,找不同企业开发,会逐渐形成“信息壁垒”和“数据孤岛”。如果由一家企业包揽,则会形成“软件绑架”和“数据劫持”,而且由于一家企业不可能精通所有领域的业务,要花时间详细了解和分析需求,时间成本大大提升,无法按时交工,最终用户体验也不会好。

青岛市市北区工作人员在活动现场为到场嘉宾进行讲解

在钉钉的统一框架内,各种功能模块可以由不同企业同时开发。即时通讯等通用功能接口开放,可以直接使用。这可以大大节省开发量。实际上,这也改变了信息化建设的传统观念,鼓励企业树立合作共赢的理念,深耕业务,专注于业务逻辑实现和优化,更好地为用户服务。这使得钉钉成为推动中小型软件企业供给侧改革和新旧动能转换的有力工具。

用数据驱动运转效率提升

高效的内部协同,是高质量政府服务的前提。市北区除了使用钉钉的原生应用外,还基于钉钉自行开发了考勤管理、日程管理、工作记实等系统。数据留在本地,以便实现不同应用间的实时联动。

日程管理解决了同事之间、上下级之间、不同部门之间工作日程安排信息不对称的问题。“我要参加的会议很多,很多是临时召开的。同事们需要知道我何时回来,何时有空,才能合理安排工作。有时同事约了企业来见我谈方案,我却不在,就很被动”。李佐民说。现在通过钉钉实现的日程共享和派发,使得同事之间对于彼此的日程安排一目了然,大大降低了沟通成本,提高了办事效率。

基于钉钉开发的纪实管理系统与运行在电子政务专网、电脑端的青岛市公务员平时考核系统实现了完全同步,可将考勤数据、工作汇报等同步到考核系统中。原本必须到单位,打开电脑打卡、录入,现在只要在手机端打开钉钉录入即可,大大方便了同事们的使用。

据李佐民介绍,市北区下一步还将基于钉钉开发会议管理等应用,基于对积累的日程、会议、考勤等数据的分析,用大数据手段推动实现机关运作的科学化、智慧化、现代化,提升自身治理水平。

让信息共享在云端

很多应用有基本相同的功能要求。为减少重复开发,保证软件质量和使用效果,市北区又引入“业务中间件”这一概念,计划基于钉钉打造一系列“业务中间件”,供其他应用调用。其中最关键的,是建设统一的文档存储检索中心,实现一次上传,多处复用。目前机关各部门、各街道之间传递文档,是普通的邮件传递机制。各个信息化系统上传文档附件,也是各自存放,无法统一检索。存在大量的重复、重发等情景,同一份文稿经常要向不同部门多次投送,用户积累的大量文档数据无法查询、检索,无法用大数据手段深入利用。未来建立统一文档存储中心,上传一次后,各相关信息系统可自动更新链接,信息始终置于云端,确保单一性,无需多次传输,还可利用大数据技术进行分析。

市北区还计划利用钉钉建设一个统一的移动端培训考试系统,供各部门使用,并作为“业务中间件”供其它业务系统调用。这可以有效地解决各部门自建培训考试系统,课程不通用、标准不一致的问题。避免了“重复造轮子”造成浪费的同时,也大大提升了学习的效率和质量。

据李佐民介绍,未来区电政办将和各部门、各街道合作,运用钉钉这款生在云端,长在大数据中的管理工具,实现更多的功能。

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