追求无纸化商业世界-DOIT

1975年6月30日,《彭博商业周刊》第一次提出无纸化办公室；40多年后，无纸化办公室仍是个美好的理想。2012年全球纸张需求量突破4亿吨，对应喧嚣尘上的电子商务热潮，这一数据简直令人难以置信。

2016年12月，知名调研机构KeyPoint Intelligence进行无纸化办公现状调查，结果发现仅有15%受访者相信无纸化办公室可能部分实现，23%认为绝无可能。

为什么纸张并未淡出？

· 习惯使然：即使jpeg和pdf文件早已普及，绝大多数办公室职员还把书面文件当做必需品，他们能说出一堆理由：“读起来更方便”、“我需要存档备案”、“我们习惯这样做”……

· 合规需求：重大交易如贷款、购车、购房等，一般需要签署书面文件，很多时候也只有书面签字才具法律效应。

· 成本误解：很多人误以为数字化资本投入要求较高，其实不然。以书面文件为主体的办公环境，需要打印机、局域网、墨粉盒、打印纸等等一系列硬件设备，并保持长期维护更新。企业组织越大，成本负担越重。

为什么无纸化势在必行？

· 办公环境井然有序：不再有文件成山的办公桌，也不再有杂乱不堪的储藏柜，更不需要专人归置处理陈旧档案。

· 工作效率大幅提升：电子文档随时可查阅、可分享，打破地域壁垒，提升工作效率，改善客户体验。

· 响应绿色环保倡议：造纸是导致树木砍伐的主因之一，无纸化行动则是对节能环保倡议的有力回应。

· 支持文档备份还原：书面文件一旦毁损，基本无法复原；电子文档存储在异地服务器或云端，多重备份再无遗失风险。

· 节省冗余行政成本：无纸化办公室无需大量打印设备及维护费用，也不用留出文档存储空间，行政成本大大减少

如何实现无纸化？

1. 评估用纸刚需

· 罗列核心业务流程

· 统计每项任务的用纸需求

· 评估每月实际用纸量及人工用时

· 估算每项任务的电子化可行性

2. 建立无纸化流程

· 由简入繁，找出最容易被电子文档取代的书面文件，例如从书面表格到电子填报

· 转型阶段确保书面文件与电子文档并行兼用

3. 扫描书面文件和过期档案

· 不可能要求所有合作伙伴全部实行无纸化，当收到来自外部的书面文件后，就要马上扫描录入电子文档

· 过期档案也有一定必要电子化，但需考量其与现有数据库对接的复杂程度

4. 及时通知客户

· 当业务流程完全电子化，应该电子邮件通知所有客户，告知可能发生的改变和影响，强调电子化带来的全新优势

· 同时解释电子签名的使用方法

· 必要时可许诺适当激励手段保持客户忠诚度

实现无纸化的必备工具

实现无纸化的最好开端是一接收到书面文件当场予以电子化。Alaris IN2 Ecosystem整合屡获殊荣的系列扫描仪产品和软件系统，提供值得信赖的技术支持及渠道网络，无疑是信息采集解决方案的理想之选

高端扫描仪不仅是采集影像信息的工具，更是数字化转型的源头。S2060w和S2080w扫描仪配合Alaris Capture Pro软件，轻松识别任何手写和打印文本，第一时间进行编码索引，而无须任何人工操作。全自动信息采集帮助企业优化业务流程，提升投资回报比，创造附加价值。

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