技术文章分享：协同OA系统易用性分析

伴随着web2.0时代的来临，交互式IT产品/系统开始占据人们的视野。协同OA便是其中之一。对于交互式软件而言，易用性(Usability)是衡量其优劣的重要质量指标，OA作为协同办公的工具，时刻处理着人机交互，其易用性尤为重要。易用性已然成为企业OA选型考虑的重要因素之一。

按照软件质量国家标准GB-T8566–2001G，软件质量可以从功能特征、可靠特征、易用特征、效率特征、可维护特征、可移植特征等几个方面进行评价。其中定义的软件易用特征指由一组规定或潜在的用户为使用软件所需作的努力和所作的评价有关的一组属性。更通俗的讲，易用性是从用户角度看待产品的质量，即用户能否用产品完成他的任务，效率如何，主观感受怎样。

易用——OA成功实施的重要因素

易用，即使不是OA成功实施的最重要因素，也至少排在前三位之列。OA界面和操作的直观、美观、方便程度，直接影响到管理者和员工们的效率、时间、成本;作为全员使用的软件系统，更直接影响到企业的运作效能。

我们将从下述方面对OA的易用性进行具体的比较和分析。

• · 易理解性：使用户抓住重点，一目了然。
• · 易操作性：提供便捷、一致的操作方式，减少用户输入和点击次数。
• · 易管理性：缩减安装、配置、实施、备份的时间和难度。

易理解性

上线一套管理系统，难免会面临着工作方式的变革，面临着对员工工作习惯的挑战。如果再碰上一个很“专业”的系统，一登陆进去就让人感觉茫然不知所措，何谈去接受、使用这套系统呢?因此，软件的易用性设计一定要考虑易理解性。加之协同OA属于全员性使用的系统，对软件设计的易理解性的要求则更高。

来自泛微软件的产品设计师表示，“协同OA的目标是打造全员协同办公，是必须让企业每个岗位的员工都能看得懂。对于协同OA软件来讲，理念可能非常深奥，不需要深奥，就是要一个简单、纯朴、清新、真实的感觉。”

泛微OA登陆后个人办公界面

对员工来讲，每天登陆系统的第一件事情，就是自己的待办事宜。除此之外，他需要了解公司的最新公告、公司动态等等。对于协同OA来讲，这个首页办公门户绝不是简单的堆砌，需要严谨的信息聚合和推送机制，但呈现给员工的，一定是适合他的信息。这需要适合系统管理员定义的信息推送机制、权限管控机制与适合员工的前台元素自定义机制结合起来共同实现。

易理解性，还表现在功能导航的设置。这个导航栏的内容、排序等等所有元素的设置，都是为这个员工量身定制的。这意味着，他看到这个导航，就能够与他以往的工作经验结合起来，知道这个栏目是做什么用的。对于协同OA软件来讲，这不仅要求产品设计上的灵活性，更要求实施团队深入了解客户的实际业务状况，根据企业的工作习惯去定义这个功能导航窗口。

当然，为了提升软件的易理解性，软件厂商还会配套提供相应的宣传资料、产品说明书等等，这些也可以帮助企业快速地熟悉和使用协同OA系统。

易操作性

现在的协同OA系统功能越来越多、越来越细化，在不断强化功能应用的同时，协同OA的易操作性是否会受到影响呢?要回答这个问题，我们要对易操作性作出界定。正如泛微专家所言“协同OA是一个办公平台，员工每天要在OA系统上进行数百次操作，如何把这个数量减到最低呢?这就是易操作性的指标。能在一个页面完成的，就不要用两个页面;能2步搞定的事情就不要3步……”

泛微协同OA通过多窗口、左树右表、按钮集中、数据复制、快捷方式、电子名片、Enter键切换焦点等技术方案，点点滴滴，减少用户的点击次数。测试表明，对比同类型产品，减少了用户1/3点击量。

1、组织人员数据

协同OA是以人和组织为中心的管理系统，组织机构的数据在系统中使用频率最高。无论发送邮件任务，还是共享文档、设定权限，都需要浏览组织结构并选取部门、用户和角色。

按照客观现实中的树形组织结构进行展现，允许用户按照组织机构或自定义属性查询，用户也可以把自己经常使用的组定义自己的组供日常使用。这种灵活的组织结构的展现和选取，直观方便，有效减少了用户的点击。

按钮集中、右键快捷方式的布局也是泛微OA在易操作性设计上的一大亮点。对于单个文档的查阅、编辑、删除、共享，可直接在下表中实现，而无需打开文档。

泛微OA知识文档管理的按钮集中、右键快捷方式应用

3、流程的“复制”

如果你想新建一个流程，与之前新建的某个流程某些属性相同，比如发给同一组人、使用同一个附件、使用同样的标题等，在泛微协同OA上完全无需重复出入，只需要在“新建流程表单”里直接“导入流程”就能够轻松把这些属性复制过来。

泛微协同OA的流程导入

易管理性

企业中人的活动，是凌驾于业务之上的活动，不可控性更高，因此，许多企业通过制度、流程等规范员工的行为。而制度和流程在企业中通常不是一成不变的，它是一个经历一些检验、分析，然后不断的优化，最终实现的最佳的方案。这对协同OA提出了更高的要求。没有专业的IT人士，不会写代码，能否自己动手实现新的流程的落地呢?协同OA的易用性也体现在对系统管理员工作的支持上。

流程是企业规范运作的保证，是跨部门协同办公的纽带。泛微OA提供所见即所得的流程编辑器，允许自定义流程步骤、责任人、字段权限和流转路径;甚至可以复制已有的流程，进行修改而快速产生新的流程;还可以模拟测试流程，检验流程正确性，加快流程开发进度。

泛微工作流图形化编辑器

泛微的专家告诉我们，“没有采用图形化流程设计之前，关于流程设置的培训，往往需要很久，而且必须要求对方是专业的IT人士，许多企业不得不为此新找一个人。图形化编辑器的突破让协同OA的用户可以放心地应用系统，并且能够保证这套系统能够随着企业的发展和管理优化而与时俱进。这也就是泛微经常所讲的管理的生命力，我们希望通过协同OA系统为客户构建起统一的办公平台和一个具有生命力的运营管理体系”

泛微专家认为，协同OA的易用性，不仅仅体现在以上这些方面，还表现在对操作错误的识别上，比如对一些特定的表单字段进行定义，不符合要求的表单不会被提交，或者会在提交后被第一个审批者直接退回。这样能够让每个人知道表单的正确填法，避免一些表单的反复修改，尤其是财务表单。

另外，该专家还认为，从IT服务商的角度和从用户的角度来看待协同OA的易用性，仍然是存在差异的。一个很小的细节设计可能让用户节省不少的时间。对于这些细节，软件厂商并不能保证可以面面俱到。但他表示泛微一直在产品的易用性上不断努力，也表示乐意接受来自用户的应用反馈。

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