高效电子发现 IT部门是关键

经过多年在电子发现领域的较少参与，IT在电子发现的关键数据管理和收集阶段发挥越来越重要的作用，本文遵循我们之前关于电子发现讨论“IT与电子发现的今昔巨变”，在这个变化中，我们看到三个驱动因素，电子邮件归档和备份带来了新的电子发现责任。

数据快速增长的三个驱动因素

快速的数据增长是生活隐私和公共部门的一个因素，存储管理员的工作是跨复杂的基础设施管理存储，包括主存储，近线/归档存储、基于磁盘的保护层、磁带库、异地镜像存储系统、个人台式机和笔记本电脑。

管理备份和归档具有足够的挑战，电子发现增加了一个完全不同的挑战，伴随电子发现的坏消息比比皆是，1)这些快速增长的数据存储库中包含了必须针对诉讼和法规目的而发现的数据，2)IT必须控制数据的保留，以及具有成本效益的存储管理，3)每个存储类型可能有数十个或数百个存储目标和组件，使每个子环境电子发现都充满了挑战。

IT部门一直不愿意在这些复杂的存储环境中承担电子发现任务，但现在已经无法避免，越差的电子发现风险越高，律师了解在法律意义上的收集和保存，但只有IT部门被赋予在复杂存储环境中的搜索访问和保存的权限。

1、更快更广泛的收集

当收集过程耗时且成本昂贵时，很多公司都以“造成不必要的负担”为理由拒绝执行，如果搜索代价太高，法官常常会给予照顾，适当的原则仍然是重要的，但法官正在寻找不必要负担运动背后的原因，如果原因是不善的数据存储管理，那么法官可能会否决，直接由公司承担相关的费用。

IT应该构建一个管理良好的存储基础设施，优化所有电子发现收集软件，理想情况下，它能够主动简化复杂的存储，管理良好的存储在电子发现中的成本效益也是很明显的，这是一项长期的重大任务，但IT可以从部署一套电子邮件归档产品开始，解决收集问题的道路是很长的。

2、双责电子发现产品

一个令人鼓舞的趋势是，许多电子发现收集产品可以承担双重职责，这些产品为IT同时提供了电子发现和数据管理功能，如来自存储厂商包含电子发现功能的电子邮件归档产品，或来自电子发现厂商的策略驱动数据保留引擎，两种方法都鼓励使用相同的IT产品，以支持电子发现和改善存储管理，当开支超出IT预算时，这是一个特别有力的理由，即使不差钱，双责产品仍然增加了IT投资的价值。

3、实战

现在我们已经确定了IT在电子发现中的角色，迄今为止，电子发现最大的目标是电子邮件，遗憾的是，许多公司所谓的电子邮件归档实际上是备份磁带，这使得电子邮件收集非常困难和耗时，为什么会这样，IT有什么选择?

从归档或者备份磁带进行电子发现

电子邮件可能在在线存储，电子邮件归档或备份磁带上，主存储上的活动电子邮件可以作为电子发现目标，特别是当律师意识到可能马上有一场官司的时候，如工伤，在这种情况下，律师应该立即指示保存与事故有关的邮件数据，但大部分诉讼发生在事件发生后，这意味着备份或归档电子邮件将成为电子发现目标，通常情况下，电子邮件会长期保存在磁带备份中，可以说它是一个笨拙的资料库，下面是一个很常见的过程：

第1步：IT接收到律师的保存要求，律师要求数据保管人保护台式机和笔记本电脑上的邮件。

第2步：从多个备份应用程序中找到备份目录。

第3步：搜索每个备份目录，找出可能响应的磁带。

第4步：发出请求，离站出库管理员寻找某个磁带，或自己亲自去找。

第5步：接收和入库磁带。

第6步：使用多个备份应用程序恢复数据，从中寻找蛛丝马迹。

第7步：搜索日期范围内的元数据，将敏感数据复制到在线存储库或可移动介质上。

第8步：记录整个过程，发誓只要你还活着永远不会再这样做。

显然，有一个更好的方法，有些人简单地建议从主存储和二级存储上大规模删除电子邮件，但这需要法律支持，记住，诉讼需求还没有正式开始，法律只是需要有一个合理的预期，例如，假设一名女性雇员辞职后报告受到了性骚扰，律师应立即要求封存相关电子邮件的顺序，至少可以这样说，IT部门设定的90天删除策略不会影响到法庭的审判。

使用电子发现产品的两种场景

为电子发现而保留电子邮件，最好的方法是使用电子邮件归档产品，搜索立即可用，移动和删除策略完全自动化，下面是两个不同的例子。

情景1：备份磁带电子发现结果差

公司尚未通过电子发现就差点烧毁证据，在会见被告人律师前，应该要求保存顺序，收集电子邮件以进行分析，数据保存在异地的备份磁带上，但IT遇到了麻烦，他们检查备份目录才发现公司早已不使用该备份应用程序，他们试图找到一个旧版本的备份应用程序，以便他们能够恢复数据进行审查，才发现原来备份是在 GroupWise完成的，而公司现在用的却是Exchange，这个时候律师可能需要请外援来处理磁带，但IT现在怀疑磁带已经被覆写掉了，制裁和不利的判决接踵而至。

情景2：在管理良好的存储基础设施中收集电子邮件

两年前，这家公司因IT不能找到3年前的包含应答电子邮件数据的磁带备份集，被法律制裁过一回，从那以后，IT部门购买了一套电子邮件归档系统，Exchange管理员现在在Exchange服务器上设置的邮件保留期限是90天，这些邮件被备份到VTL，90天之后，它们被复制到物理磁带，异地存储，备份一封邮件时，向Exchange归档发送一个归档副本，Exchange归档会检查重复数据，当IT接收到律师的要求时，他们可以直接打开收集软件搜索电子邮件归档，归档是一个管理良好的存储目标，使用集中策略进行智能化归档管理。随着越来越多的数据被放进归档，在电子发现，法规遵从，治理和数据保留管理方面的价值也越来越大。

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