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专家分析:BI系统提高KPI分析效果的建议

KPI分析时BI系统中一个不可缺少的项目。跟其他分析模型比起来,其难度也不是很大,大概处在中等的样子。但是可惜的是,不少企业就是栽在这个KPI分析模型上。有的企业其实实现了KPI分析,但是其效果也不是很理想。这并不是说KPI模型不好,而是因为在管理上有一些不足之处。笔者结合多个项目的经验,对此谈一些改善的意见。

一、KPI分析中的主要误区

一些企业用户在谈到KPI分析指标时,往往存在一个误区。如一个质量管理员,在谈到产品合格率时,会说下一年产品合格率要达到98%以上。各位读者,请大家思考一下这个指标有什么问题?或者说,现在给大家出一道选择期。另外一个指标是产品的不合格率控制在2%以内。这两个指标从表面上看是相同的。但是其实质上有很大的区别。

大家想向一下。如果现在合格率没有达到这个指标,如相差一个百分点。此时合格率就从98%变为了97%。此时差异率只有1%。而从不合格品的角度看,指标就从2%变为了3%。此时差异率就有50%。显然采用不同的角度去设置指标,虽然实质上是一样的,但是从考核的效果上就有天壤之别。

在一些企业中,有些用户往往是自己当运动员、又当裁判。如QC经理自己设置KPI指标,又自己进行考核。此时他们在设置指标时,就会选择有利于自己的角度设置KPI指标。在这种情况下,在KPIf分析时,效果就会打折扣。这就是企业在KPI分析中经常犯的一个误区。这直接降低了KPI的实施效果。

二、选择合适的角度建立KPI指标

条条道路通罗马。虽然每条道路都能够到达目的,但是其效果是不一样的。我们在建立KPI指标时,选择的应该是一个效果最好的道路。从上面产品不合格率的案例中,我们可以得出结论:虽然从不同的角度考虑指标,其含义是相同的;但是考核的结果却相差很大。在建立指标时,就要选择一个能够明显反映考核结果的角度。利用比较的术语,就是要选择一个比较敏感的角度进行分析。具体的说,可以从如下几个方面出发。

一是产品合格率的KPI指标。这个指标上面已经分析过,可以从产品合格率和产品不合格率两个角度建立指标。其含义虽然是相同的,但是采用不合格率的角度来建立指标,效果会更加的明显。因为在考核时,会分析差异率。此时从不合格率的角度出发,对于差异率更加敏感。

二是库存的准确率。其也可以从两个角度建立KPI指标。一是从库存的准确率上,如准确率达到98%以上。二是从库存的不准确率角度。如库存的不准确率控制在2%以内。这两个指标从含义上看,并没有实质的区别。但是如同产品合格率一样,其最后评估的效果也有很大的不同。这也是因为敏感性不同所造成的。一般情况下,管理者应该采用“不准确率”的角度来建立KPI指标,这会更加的合理。

类似的情况还有很多。如产品价格的执行准确率、应收帐款的回款率等等。都可以从不同的角度来建立指标。此时项目管理员应该能够举一反三,选择更加适合于考核的角度。一个通用的原则,就是选择一个比较敏感的角度来进行考核。

三、考核的指标要具体化

这里笔者以自己的团队做一个举例。笔者现在手下有8个队员,从事BI系统的实施工作。笔者有幸受到公司的赏识,成为了这个团队的管理者。现在快年末了,笔者是如何给自己制定下一年的KPI指标的呢?笔者并不是简单的说,我下一年的队员素质要达到多少,而是会对这个指标进行具体化。

首先,笔者会设想团队的人数。如根据下一年业务的变化,笔者会对现在的人数进行调整。如从8人调整到10人,或者下降到6人等等。这是一个人员总数的KPI指标。这直接关系到人力资源的成本,所以也是一个相对重要的指标。

其次,就是人员的构成情况。如在下一年,笔者要给员工进行一系列的培训。要么是自己公司内部的培训,要么就是委外培训。这一系列培训,想要达到一个基本的目的。如团队中高级顾问的人数要达到多少;中级顾问的人数要达到多少,初级顾问的人数要达到多少等等。指标只有定义的这么具体,才具有可操作性。如果间简单的一句,要提高顾问的整体水平,这太泛泛而谈,缺乏具体的可操作性。

为此,笔者的第二个建议,就是在执行KPI分析时,指标一定要设置的具体,要具有可操作性。而不能够太过于空洞。如果指标能够数字化的化,最好要数字化。换句话说,考核的指标要比较硬,即硬性的标准。

四、考核要严格,并且公开

KPI分析其实大致可以分为三个阶段。一是年初或者月初建立指标的过程;二是中间执行的过程,三是最后考核的过程。如果缺乏有效的考核机制,那么就无法很好的队中坚的执行过程进行监督。也无法评估月初建立指标的合理性。所以要做好KPI分析,还需要抓住月末的考核。具体的说,可以从如下几个方面展开。

一是企业内部的考核。如上面笔者自己的案例中,说到高级实施顾问要达到多少?中级实施顾问要达到多少?现在有个问题,就是到底谁来评判,某个人是否达到了高级实施顾问的水平呢?这就需要有比较独立的团队来进行考核。在我们公司内部,有技术、销售、实施、售后等专业人员组成的一个考核团队。其考核分为笔试与面试。笔试通过后才能够进行面试,每一个季度考核一次。然后工资待遇也直接跟考核的结果挂钩。通过这个考核,才可以判断,笔者先前做到培训是否到位,所设置的KPI指标是否实现。在企业中,也可以通过BI上岗证等形式来考核相关的KPI指标。

二是外部的考核。有时候企业为了提高内部员工的素质,会将员工外派到专业机构进行培训,或者参加相关的国家认可的考试,并获得相关的证书。此时就可以以这个证书的形式,做好KPI结果的考核方式。如财务经理为了提高财务人员的职业素质,在建立KPI指标时,可以说在一年要有多少人达到高级职称或者中级职称。然后让员工参加相关的培训,并进行国家统一安排的考试。如果在年底,对应职称的人数达到了预期的目标,那么KPI考核就是成功的。如果没有达到目标,那么对于领导人就需要追究相关的责任。

通过这么严格并且公开的考核,可以给各位部门负责人一个比较客观的评价。这无疑也是KPI分析中所要求的。

五、直接使用KPI分析的结果

在实际工作中,上了BI系统的企业,还存在着一个比较怪异的现象。在开会之前,用户会先将数据让KPI模型分析一遍。然后再对分析的结果进行一定的调整。如可能因为基础数据有问题而做的合理调整。

这看起来虽然比较人情化,但是却会给KPI分析带来很知命的影响。我们在实施BI项目时,也会建立一个KPI指标。如要求BI系统中的数据100%的准确。此时如果仍然允许用户对BI系统的结果进行调整,那么会造成什么样的状况呢?这无疑是在说明BI系统的考核指标没有达到KPI的要求,即100%的准确。在实际工作中,笔者会建议用户要以BI系统的KPI结果为准。如以产品的不合格率为例。如果系统KPI模型分析的不合格率为3%,而用户调整后的数据是2%。那么管理这采信的应该是3%,而不应该是2%。如果用户觉得结果有问题,那么应该去追查原始数据。只有发现原始数据有问题,才允许用户更改原是数据。然后再进行一次KPI分析。

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