越来越多的公司正在寻求自动化的工具，以帮助他们避免在面对诉讼时所需要通过手工劳动参与审查文件的花费。现在，一些厂商提供了全面的电子发现系统，能够发现需要搜索的所有文件，对文件进行所因何分类，并提供保护和呈现的能力，使其更容易帮助律师确定哪些文件需要移交而哪些不需要。另一方面，则有其他一些厂商正尝试将其中一些功能集成到他们的产品中。
电子邮件归档专业厂商Mimosa近日宣布，向其NearPoint系统中增加Retention and Classification Option功能，帮助企业减少或者完全避免手动分类内容的需求。据Mimosa公司表示，使用新的软件，企业用户能够在电子邮件、附件或其他内容中制定分析其信息的规则和策略，并加以标记。这些标记可以被用于制定文件的保留策略，如果企业面临法律诉讼需要提交文件，那么找到这些文件就容易多了。
现在Mim所提供的功能对于企业机构来说是具有很大意义的，因为企业每天都有可能面临任何理由的诉讼案件，企业应尽量避免在手动流程上花费更多的开支。咨询公司George Socha和Tom Gelbmann今年年初发布报告称，去年企业机构花在电子数据发现上的开支超过27亿美元，到2010年这个数字将增长到46亿美元。
电子发现领域现在已经有越来越多的企业所涉足，Kazeon、StoreIQ、Autonomy以及Guidance等厂商都推出了具备专门电子发现产品或者这些功能的大型套件。
但是，电子发现的挑战之一就是在发出法律诉讼所需要的文件之前了解什么是需要保留的，Mimosa产品管理副总裁Scott Whitney认为“不能对所有的电子邮件一样看待。”用户并不希望所有的电子邮件保存在其一级在线存储系统中。不过，在决定如何处理如何保留这些信息之前，了解电子邮件和文件的具体内容是最重要的。
NearPoint使用了一个搜索引擎，其独立于归档流程之外，被用于搜索相关内容，基于企业制定的规则和策略来找出哪些是相关信息，保留特殊文件并且制定保留策略。“合法的保留应该是保留信息，并且不被篡改，以及移动，这对项目层级的文件是很有帮助的。”
Whitney表示，Mimosa在与用户的律师和他们的IT以及记录管理人员沟通之后，厂商针对需求开发出新的功能，“IT部门能够设定保留和标记的规则，当一份新文件被归档的时候，我们把它与规则进行对比。它是一份合同？还是别的什么？它的内容中是否涉及某家别的公司？它是否包括有利于辩护的信息？如果是的话，则需要保留这些信息七年时间，并且对这些信息打标签以便能够快速找到它。”
而另一方面，那些没什么用处的电子邮件和文件，可以清楚的被确定为不重要或是个人资料，只保留90天。
Taneja Group分析师Christine Taylor表示，标记、索引和分类的策略看上去会是非常高效的，不需要占用太多的存储空间，这是一个积极的功能，这是为你需要这些信息的时候提前做好准备工作。
她指出，Mimosa需要满足企业内部部门的不同需求，比如说法律部门和IT部门，“问题在于，谁决定了采购？IT部门是能够决定购买电子邮件管理采购得决定者，并且保护其Exchange，而这正是Mimosa的长处（但问题是，IT部门真的能做主么？）”Christine Taylor对此提出了质疑。
Christine Taylor同时认为，Mimosa在当前艰难的经济形式下进军电子发现市场是非常明智的举动，“无论如何你都要对诉讼案件做出回应。”
Whitney表示，Mimosa的NearPoint归档产品是基于单个邮箱进行收费的，价格通常在一个邮箱40美元到多个邮箱2000美元，选配的Retention and Classification功能费用为每个邮箱10美元。
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