身为公司的HR，每天要招聘人才、维护档案、完善制度和保管核心资料等，可以说全公司的命脉都在HR和其掌握的档案中。HR虽然是公司的一个部门，但却深入到全公司的每一个员工身上：各部门主管需要看到手下的具体资料，以及对员工的培训推进计划;而员工的薪酬奖惩制度，晋升等等，也需要各个层级的人有权去查看、修改，甚至新增或删除。

这些内容繁杂的各类文件，一般来说只限于各类HR的办公电脑内，虽然公司花费大量人力物力制定了这些文档，但最终都慢慢被尘封，没有转化成生产力。有些反复使用的，则需要靠大量打印、下发的动作才能被应用——这样不但没有效率，而且与当今绿色无纸办公的理念也大相径庭。

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